Die Funktion als Passersatz bezieht sich nur auf Schüler, die nicht Unionsbürger (so genannte Drittstaatler) sind und die keinen eigenen geeigneten, also im Ziel- oder Transitstaat anerkannten Pass oder Passersatz besitzen (zum Beispiel, weil sie im Pass der Eltern eingetragen sind). Die Identität - nur - dieser Schüler ist durch ein an der Liste angebrachtes aktuelles Lichtbild zu bestätigen.

Wer auf dieser Liste steht, kann dann im Rahmen der Klassenfahrt legal in andere EU-Staaten einreisen und nach Deutschland zurückkehren.

Da für eine Reisegruppe nur ein Dokument ausgestellt werden kann, ist der Antrag auf Ausstellung einer Reisendenliste von der Schule und nicht von einem Schüler zu stellen. Die Liste kann nur an eine Lehrerin, einen Lehrer oder eine durch Vollmacht autorisierte Person ausgehändigt werden.